Faktura Proforma

Zamówienie a Faktura proforma

Przedsiębiorcy którzy działają gospodarczo często spotykają się z koniecznością złożenia zamówienia u dostawcy towaru lub usługi. Żeby móc działać na rynku swobodnie, osoba działająca gospodarczo musi znać wartość towaru, za jaką cenę może go zakupić w celu dalszej odsprzedaży.

Zapewnia bezpieczeństwo

Składając zamówienie u dostawcy należy żądać wyceny lub cennika usług ewentualnie towaru, Samo złożenie zamówienia uwzględniającego określone ceny nie wystarczy. Dostawca może powołując się na wypadki losowe zmienić końcową wartość zamawianego towaru lub usługi. W tym celu należy wymóc na dostawcy wystawienie faktury proformy w której określa on ogólne warunki na jakich zobowiązuje się dostarczyć towar lub usługę.

Faktura proforma

Przepisy polskie nie regulują kwestii związanych z wystawianiem faktur pro forma. Jednak faktury te funkcjonują w obrocie gospodarczym, co więcej są coraz częściej wykorzystywane przez przedsiębiorców, mimo że z punktu widzenia prawa nie są fakturami.

Proforma jako oferta

W obrocie handlowym faktura pro forma pełni jedynie rolę pewnego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Zapowiada, że w przyszłym okresie zostanie wystawiona właściwa faktura VAT. Faktura pro forma pełni funkcję informacyjną, gdyż za jej pomocą sprzedawcy przedstawiają swoim kontrahentom warunki umowy sprzedaży, czyli jej strony, przedmiot sprzedaży, a także cenę i termin płatności. Dodatkowo faktura pro forma może być potwierdzeniem przyjęcia zamówienia, a dla zamawiającego wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed wydanie towaru.

Wygląda jak Faktura

Faktura pro forma zawiera takie same elementy jak faktura handlowa, różni się jedynie zapisem: faktura pro forma zamiast faktura VAT. Mimo to wystawienie faktury pro formy nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych, gdyż ta nie jest dowodem dokonania transakcji, ani dowodem księgowym, a co za tym idzie na jej podstawie nie ma możliwości ujmowania jej w ewidencji zakupów, ani rejestrach VAT, a w konsekwencji również w deklaracjach VAT.

Obowiązek podatkowy

W związku z powyższym sprzedawcy zobowiązani są wystawić fakturę VAT na podstawie faktury pro formy najpóźniej do siódmego dnia od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi.

Pro forma - z łaciny Dla formy

Faktura proforma jest jednym z podstawowych dokumentów handlowych w obrocie gospodarczym. Nie jest on wymysłem polskich firm, proforma funkcjonuje od wielu lat na całym świecie. Nazwa Faktura nie powinna mylić czytelnika, ponieważ nie jest on dokumentem związanym z systemem podatkowym i wystawienie takiej faktury nie rodzi obowiązku podatkowego.

Jest dowodem przed Sądem

Często kontrahenci żądają od sprzedawcy wystawienia dokumentu Faktura proforma uznając go za swoiste przyrzeczenie wykonania dostawy na określonych warunkach. Pomimo tego że omawiana faktura nie rodzi obowiązku podatkowego, to na jej podstawie można dochodzić przed Sądem swoich racji. Szczególnie w przypadku nie dotrzymania wstępnie ustalonych warunków.

Co należy wiedzieć

Faktura Proforma jest dokumentem w którym powstaje jednostronne zobowiązanie, czyli po ludzku dostawca towaru lub usługi wystawiając fakturę proforma zobowiązuje się dostarczyć towar lub wykonać usługę za cenę jaka widnieje w dokumencie.

proforma - co dalej

Dostawca najczęściej wystawiając fakturę proforma oczekuje od nabywcy wpłaty całości lub części ( zaliczki ) należności za dostarczony towar lub wykonaną usługę z góry. Przed ich dostawą, ma to zagwarantować bezpieczeństwo finansowe transakcji.

dlaczego pro forma

Nikt tak na prawdę nie wie dlaczego ta forma dokumentu rozpowszechniła się w obrocie gospodarczym na dużą skalę. Najprawdopodobniej przyczyniło się do tego stanowisko sprzedawcy, niedotrzymującego warunków cenowych dostarczanego towaru.

Wszystko na temat Faktur VAT

Faktura jest dokumentem stanowiącym podstawę do odliczania VAT. O ile dla sprzedawcy faktura jest dokumentem, w którym wykazuje podatek należny, o tyle dla większości nabywców faktury są dokumentami, na których podstawie odliczają oni podatek naliczony.

Rodzaje faktur VAT

Faktury dokumentujące sprzedaż podatników - faktury dokumentowane odpłatne dostawy towarów na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. I tak wyróżniamy:

• faktury VAT-MP są wystawiane w celu dokumentowania sprzedaży przez małych podatników rozliczających VAT według metody kasowej
• faktury VAT marża służą dokumentowaniu przez podatników czynności, dla których podstawą opodatkowania jest marża pomniejszona o kwotę należnego podatku (rozpowaszechnione szczególne w turystyce czy w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich).

Faktury uproszczone - faktury nie dokumentują sprzedaży w rozumieniu VAT. Faktury te są wystawiane przez polskich podatników (czynnych i zwolnionych) w celu dokumentowania dostaw towarów oraz świadczenia usług, których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa niż Polska, jeżeli polscy podatnicy nie są zidentyfikowani w danym państwie na potrzeby VAT lub podatku o podobnym charakterze.

Faktury VAT RR - faktury wystawiane przez nabywców sprzedawcom. Faktury te są wystawiane przez podatników VAT czynnych nabywających produkty rolne oraz usługi rolnicze od rolników ryczałtowych. 4. Faktury wewnętrzne - faktury mające charakter dokumentów wewnętrznych, czyli nie są przekazywane kontrahentom.

Podmiotami zobowiązanymi do wystawiania faktur sprzedaży są podatnicy VAT. Podatnicy niezarejestrowani jako podatnicy VAT czynni powinni (na życzenie nabywcy) wystawiać rachunki, podobnie jak przy sprzedaży produktów rolnych oraz usług rolniczych przez rolników ryczałtowych innym podmiotom niż podatnicy VAT czynni.

W przypadku jednak podmiotów będących podatnikami z tytułu dokonywanych wewnątrzwspólnotowych dostaw nowych środków transportu mogą wystawiać faktury niezależnie od tego, czy są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT.

Treść faktur

Faktury VAT powinny dokumentować:

• fakt i datę dokonania sprzedaży ( w przypadku, gdy data wystawienia faktury różni się od daty sprzedaży);
• cenę jednostkową bez podatku;
• podstawę opodatkowania;
• stawkę i kwotę podatku (wyrażona w złotych, nawet gdy faktury są wystawiane w walucie obcej);
• kwotę należności;
• dane dotyczące podatnika i nabywcy - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwyskrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, a także numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

Oprócz tego faktury VAT powinny zawierać:

• numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usług;i
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Opcjonalnie wymagane może być:

• podstawa prawna zastosowania zwolnienia z podatku (lub symbolu PKWiU);
• numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku faktur dokumentujących zakup paliwa do samochodów).
• W przypadku faktur VAT-MP niezbędne są dodatkowo dwa elementy:
• oznaczenie „FAKTURA VAT-MP” (zamiast „FAKTURA VAT”);
• termin płatności należności określonej w fakturze.

W przypadku faktur VAT marża, powinna ona dodatkowo zawierać:

• oznaczenie “FAKTURA VAT MARŻA”;
• kolejny numer faktury.

Faktury WDT

Faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów powinny zawierać (oprócz danych ze zwykłych faktur) numery VAT UE dostawcy i nabywcy. W przypadku nabycia nowego środka transportu, faktura musi zawierać dodatkowo:

• moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku;

Faktury VAT RR

Oprócz treści standardowych, faktury VAT RR powinny zawierać:

• numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;
• cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
• stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;
• kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych; ● wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku; ● kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;
• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób;
• oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”. Oświadczenie to sporządza się jako osobny dokument.

Oprócz wielu elementów wymaganych przez przepisy faktury mogą również zawierać adnotacje oraz inne nieobowiązkowe elementy faktury. Warunkiem jest jednak to, że elementy te nie mogą modyfikować ani pozostawać w sprzeczności z obowiązkowymi elementami faktury. Można tu zaliczyć m.in.:

• określenie terminu płatności;
• zastosowane kursy przeliczeniowe, w szczególności kurs przeliczeniowy właściwy do celów VAT;
• informację o pobraniu kaucji za opakowania zwrotne;
• określenie warunków odbioru towaru;
• zastrzeżenie prawa własności do chwili zapłaty za towar.

Wystawianie faktur w języku obcym

Istnieje możliwość wystawiania faktur w języku obcym. Bezwzględny obowiązek używania języka polskiego dotyczy jedynie obrotu z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy. W pozostałym zakresie nie istnieje bezwzględny obowiązek stosowania języka polskiego.

Na kontrolowanych (osobach upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownikach oraz osobach współdziałających z kontrolowanym) ciąży obowiązek przedstawiania, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w językach obcych dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Wystawianie faktur w walutach obcych

Nie ma przeszkód, aby faktury VAT były wystawiane w walutach obcych. Żaden z przepisów ustawy o VAT nie odnosi się wprost do kwestii wystawiania faktur w walucie obcej, ale też brak jest uregulowań, które zabraniałyby dokumentowania transakcji dokonywanych przez podatników VAT w obcej walucie. Jeżeli podatnik decyduje się na fakturowanie należności w walucie obcej, musi mieć na względzie to, że kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Nakłada to na wystawcę obowiązek przeliczania tylko kwot podatku wykazywanych na fakturach na złote, jeżeli kwota należności jest określona w innej walucie.

Terminy wystawiania faktur

Faktury wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Termin do wystawienia faktury należy obliczać począwszy od następnego dnia po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi a jego upływ następuje z upływem siódmego dnia począwszy od tego dnia. Jeśli jednak termin faktur przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy. Jeśli zatem termin do wystawienia faktury miałby upłynąć w sobotę, niedzielę lub święto, termin wystawienia faktury wydłuża się do pierwszego roboczego dnia następującego po tych dniach.

Faktury dokumentujące sprzedaż o charakterze ciągłym

Przez pojęcie sprzedaży ciągłej należy więc rozumieć wynikające z zobowiązania o charakterze ciągłym świadczenie polegające na stałym i powtarzalnym (trwałym) zachowaniu się strony zobowiązanej do świadczenia. W przypadku wystawiania faktury dokumentującej sprzedaż o charakterze ciągłym fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Faktury wystawiane najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego

Przepisy przewidują, że faktury wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego i nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Termin ten dotyczy:

• dostaw lokali i budynków; ●
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem (cieków, usług związanych z odpadami, usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych);
• usług transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, spedycyjnych i przeładunkowych, w portach morskich i handlowych oraz budowlanych lub budowlano-montażowych;
• książek drukowanych oraz usług polegających na drukowaniu książek, z wyłączeniem map i ulotek;
• drukowanych gazet, czasopism i magazynów oraz usług polegających na ich drukowaniu;
• usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej;
• dostaw złomu stalowego i żeliwnego, złomu metali nieżelaznych, z wyłączeniem złomu metali szlachetnych;
• usług komunikacji miejskiej;
• usług polegających na sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw;
• dostaw towarów polegających na ustanowieniu na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego lub ustanowieniu na rzecz członka spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, lub ustanowieniu na rzecz członka odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, lub przeniesienia własności lokalu w rozumieniu przepisów o spółdzielniach mieszkaniowych oraz przeniesieniu na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej własności domu jednorodzinnego w rozumieniu przepisów o spółdzielniach mieszkaniowych;
• czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, członków spółdzielni będących właścicielami lokali lub na rzecz właścicieli lokali, niebędących członkami spółdzielni, za które są pobierane opłaty;
• wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta;
• oddania gruntu w użytkowanie wieczyste; ● usług stanowiących import usług.

Faktury zaliczkowe

W przypadku otrzymania zaliczki, podatnik wystawia tzw. fakturę zaliczkową. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy oraz nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano każdą kolejną część należności z tytułu danej dostawy towarów czy świadczenia usługi. Faktura zaliczkowa wygląda podobnie jak zwykła faktura, a ponadto może zawierać datę otrzymania części lub całości należności, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury. Stosuje się tu również:

• przepis dotyczący zaokrągleń dokonywanych na fakturach;
• przepis nakazujący obowiązek wskazania podstawy zastosowania zwolnienia z podatku;
• przepisy wyłączające podawanie na fakturach niektórych danych nabywcy.

Jeżeli faktura lub faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach ogólnych (fakturę ostateczną), z tym że sumę wartości towarów wykazaną w fakturze ostatecznej pomniejsza o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Dokumenty uważane za faktury

Za faktury uznaje się również:

• bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku;
• dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z podatku, jeżeli zawierają określenie usługodawcy i usługobiorcy, numer kolejny i datę ich wystawienia, nazwę usługi, kwotę, której dotyczy dokument;
• dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem orazkwotę podatku;
• rachunki wystawiane przez podatników innych niż podatnicy VAT czynni, w szczególności podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z podatku;
• dokumenty VAT dotyczące usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiane za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, jeżeli zawierają określenie usługobiorcy i usługodawcy, informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, datę wystawienia, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, stawkę podatku, kwotę podlegającą opodatkowaniu bez kwoty podatku, łączną kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku.

Faktura wewnętrzna

Na fakturach wewnętrznych dokumentuje się:

• podlegające opodatkowaniu nieodpłatne dostawy towarów;
• podlegające opodatkowaniu nieodpłatne świadczenie usług;
• wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów;
• import usług;
• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca;
• zwroty kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, które powiększyły obrót podatników. Faktura wewnętrzna powinna zawierać treści odpowiednie dla faktur zwykłych oraz różnić się od niej:
• oznaczeniem „Faktura VAT wewnętrzna” zamiast „Faktura VAT”. Wskazane jest, aby w podtytule faktury wewnętrznej został wymieniony rodzaj czynności, której dotyczy faktura wewnętrzna;
• faktury wewnętrzne są wystawiane tylko w jednym egzemplarzu i nie są nikomu przekazywane;
• faktury wewnętrzne dokumentujące czynności nieodpłatne w przypadkach, gdy brakuje konkretnego nabywcy towaru lub usługi, mogą nie zawierać danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
• faktury wewnętrzne dokumentujące dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów oraz import usług mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta. Takie faktury powinny jednak zawierać pozostałe dane kontrahenta, w szczególności jego imię i nazwisko lub nazwę bądź nazwę skróconą oraz adres.

Faktury wewnętrzne powinny być wystawiane w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Faktury uproszczone

Faktury uproszczone są fakturami służącymi do dokumentowania odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnego świadczenia usług, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski. Z tego powodu faktury uproszczone nie zawierają stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem. Faktury te wystawiane są przez polskich podatników, jeżeli nie są oni zarejestrowani jako podatnicy VAT w państwie opodatkowania danej czynności. Faktury uproszczone zawierają elementy z faktury zwykłej oraz różnią się tym, że:

• nie zawierają stawki podatku i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem ● faktury uproszczone mogą nie zawierać numeru NIP nabywcy

Anulowanie faktur

Anulowanie faktur polega na przekreśleniu oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Anulowanie faktur nie jest jednak możliwe w każdym momencie. Przyjmuje się, że faktury można anulować tylko wtedy, gdy nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. W przeciwnym razie możliwe jest tylko wystawianie faktur korygujących.

Znaczenie księgowe faktury proforma

Faktura pro forma jest wystawiana przez dostawcę i w większości przypadków ma na celu poinformowanie odbiorcy o przewidywanej wartości mającej się dokonać transakcji, a także określa szczegółowo rodzaj, ilość oraz cenę jednostkową poszczególnych towarów, a także kwotę naliczonego VAT.

Dostawca wystawiając fakturę proforma zawiera w niej wszystkie informacje, jakie znajdują się w fakturze VAT, podając jednocześnie termin zapłaty. Odbiorca po uiszczeniu należności o łącznej wartości umieszczonej w fakturze proforma otrzymuje towary będące przedmiotem sprzedaży, a jednocześnie otrzymuje dokumenty związane ze sprzedażą (dowód Wz i fakturę VAT).Może się też zdarzyć taka sytuacja że nabywca otrzymuje na podstawie pro formy fakturę VAT z określonym terminem płatności oraz zostaje mu wydany towar.

Rozliczenie pomiędzy kontrahentami za pomocą faktury pro forma ma na celu po pierwsze zabezpieczenie dostawcy, gdyż otrzymuje on środki pieniężne przed wydaniem towarów, po drugie zabezpieczyć odbiorcę przed ewentualną zmianą cen.

Faktura pro forma w zgłoszeniu celnym

Faktura pro forma może być uznana w przypadku złożenia zgłoszenia celnego o objęcie procedurą dopuszczenia do obrotu towarów otrzymanych nieodpłatnie lub zakupionych na giełdach towarowych lub po cenach giełdowych albo w ramach kredytu handlowego, a także w przypadku napraw gwarancyjnych.

W taki przypadku faktura pro forma jest dokumentem świadczącym o tym, że towar wchodzący na polski obszar celny jest nadal własnością firmy zagranicznej - że nie doszło do przeniesienia własności oraz określa także ilość, a niekiedy wartość towaru dla organów celnych.

Najczęściej w handlu zagranicznym faktura pro forma ma zastosowanie przy objęciu towarów następującymi procedurami celnymi:

• uszlachetnianie czynne (przywóz towaru na podstawie faktury pro forma). Przy wywozie firma polska wystawia fakturę handlową za koszty wykonania uszlachetnienia towaru;
• dopuszczenie do obrotu (darowiźnie lub aporcie) – powyższa faktura określa rodzaj i wartość towaru na potrzeby celne, ale nie określa żadnej płatności;
• uszlachetnianie bierne (np. wywóz towaru w celu naprawy) – faktura określa wartość towaru, ale nie dochodzi do przeniesienia własności;
• odprawa czasowa (np. przywóz towarów przeznaczonych do demonstracji i prezentacji na wystawie) – towary stanowią własność osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę poza polskim obszarem celnym.

Niestety do chwili obecnej faktura pro forma towarzysząca dokumentom celnym sprawia często wiele kłopotów organom kontrolującym oraz wynikających z tego nieporozumień.

Faktura pro forma prawo do odliczenia VAT

Faktura pro forma to dokument wystawiany przez sprzedawcę towarów lub usług przed dokonaniem płatności przez nabywcę i stanowiący podstawę ich wniesienia. Podatnik, który otrzyma od kontrahenta fakturę pro forma, nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT.

Przykładem tego może być sytuacja jednej ze spółek.

Po kontroli w 2000 r. inspektor kontroli skarbowej zakwestionował spółce rozliczenie VAT za dwa miesiące 1997 r. Podatnik, w związku z zakupem samochodu, odliczył ok. 11 tys. zł VAT tylko raz na podstawie faktury pro forma(zazwyczaj wystawianej tylko w jednym egzemplarzu, bez kopii u wystawcy). W następnym miesiącu kontrahent wystawił fakturę właściwą.

Organy podatkowe zakwestionowały odliczenie, wskazując, iż podstawą odliczenia może być tylko oryginał faktury. W wyniku tego przeprowadzono dodatkowo krzyżową kontrolę u sprzedawcy samochodu, co potwierdziło, iż faktura pro forma wystawiona została w jednym egzemplarzu. Zaewidencjonowano tylko kopię faktury właściwej wystawionej w miesiącu następnym. W związku z tym prawa do odliczenia nie było.

Faktura pro forma była fakturą mającą charakter wstępny. Nie można więc mówić o prawie do odliczenia. Wystawca nie miał jej kopii, co jest warunkiem niezbędnym do odliczenia, a poza tym w następnym miesiącu wystawił fakturę właściwą, którą zaewidencjonował. Trzeba pamiętać iż VAT jest wyjątkowo sformalizowany, a cywilistyczne argumenty, na które powołuje się strona, nie mają w kwestiach podatkowych żadnego znaczenia.

Proforma a faktura VAT

Wielu z przedsiębiorców uważa że faktura proforma obliguje sprzedawcę do zachowania warunków dostawy i przepisania ich jota w jotę na fakturze VAT. Nic bardziej mylnego, jeżeli faktura proforma została wystawiona a zamawiający zapłaci na jej podstawie zaliczkę nawet w wysokości 100% zamówienia, to sprzedawca może zawsze zmienić warunki dostawy o ile zapisy na fakturze proforma, lub umowie nie wskazują że dokument wystawiono jako część zamówienia w celu realizacji płatności.

W innym przypadku sprzedawca może twierdzić że faktura proforma została wydrukowana w celach informatycznych. Może w skrajnych przypadkach zażądać dopłaty różnicy pomiędzy wartością z proformy a faktury końcowej.

Faktura proforma

Faktura pro-forma jest rodzajem wstępnej faktury, wystawianej z reguły tylko w jednym egzemplarzu, bez kopii dla wystawcy. Fakturę pro-forma wystawia się w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy(wówczas spełnia ona rolę dokumentu określającego wysokość wydatków, które kredytobiorca chce skredytować) czy w eksporcie towarów i usług. Taką fakturę można wystawić także, gdy sprzedawca żąda wcześniejszej zapłaty.

Faktura pro-forma stosowana w obrocie gospodarczym to faktura, która nie nabywa uprawnienia do odliczenia zawartego w niej VAT. Podstawą odliczenia VAT jest wyłącznie oryginał faktury VAT, który został potwierdzony kopią u wystawcy.

W takim przypadku należy pamiętać o terminach wystawienia właściwej faktury. Fakturę VAT wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku gdy sprzedawca otrzymał przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi jednorazowo lub w ratach co najmniej połowę ceny, jest obowiązany wystawić fakturę nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymał od nabywcy kwotę wynoszącą co najmniej 50% ceny brutto towaru lub usługi. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną zaliczkę.

Jeśli natomiast przepisy powodują powstanie obowiązku podatkowego w tzw. szczególnych momentach (np. w przypadku sprzedaży budynku lub lokalu, z tytułu świadczenia usług budowlano-montażowych lub transportowych), to fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem tego obowiązku.

Znaczenie księgowe faktury pro forma

Faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego i nie jest podstawą ewidencji. Po zakończeniu rozliczenia transakcji handlowej jest traktowana jako dokument – zamówienie. Zaliczana jest do dokumentów oznaczonych symbolem BC mających krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po wykorzystaniu przekazuje się do zniszczenia. Dokumenty takie przechowuje się przez okres jednego roku.

Faktura pro forma jest wystawiana przez dostawcę i w większości przypadków oraz ma na celu poinformowanie odbiorcy o wartości brutto dokonanej transakcji, a także określa szczegółowo rodzaj, ilość oraz cenę jednostkową poszczególnych towarów, a także kwotę naliczonego VAT.

Dostawca wystawiając fakturę pro forma zawiera w niej wszystkie informacje, jakie znajdują się w fakturze VAT, podając jednocześnie termin zapłaty. Odbiorca po uiszczeniu należności w łącznej wartości umieszczonej w fakturze pro forma otrzymuje towary będące przedmiotem sprzedaży, a jednocześnie otrzymuje dokumenty związane ze sprzedażą (dowód Wz i fakturę VAT).

Rozliczenie pomiędzy kontrahentami za pomocą faktury pro forma ma na celu zabezpieczenie dostawcy, gdyż otrzymuje on środki pieniężne przed wydaniem towarów.

Faktura proforma a wypłata zaliczki

Faktura pro forma jest wystawiana przez dostawcę i w większości przypadków oraz ma na celu poinformowanie odbiorcy o wartości brutto dokonanej transakcji, a także określa szczegółowo rodzaj, ilość oraz cenę jednostkową poszczególnych towarów, a także kwotę naliczonego VAT. Nie jest ona jednak dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy ewidencji. W związku z tym wystawiona przez firmę faktura pro forma nawet na całą wartość zamówionego towaru nie wywoła żadnych skutków w podatku od towarów i usług. Faktura pro forma nie może być ani dowodem dokonanej transakcji, ani wpłaconej kwoty zaliczki przez przyszłego nabywcę. Jest ona wystawiana jest zawsze przed zawarciem transakcji lub wpłatą zaliczki i ma znaczenie wyłącznie informacyjne. Najczęściej jest ona przesyłana przez dostawcę towaru wraz z ofertę lub z potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania.

Często funkcjonuje ona w obrotach zagranicznych, gdyż na jej podstawie importer towarów załatwia formalności związane ze zgłoszeniem celnym importowanego towaru.

Jeśli firma sprzedająca towary wystawiła fakturę pro forma w miesiącu poprzedzającym miesiąc sprzedaży i rozliczyła z tej faktury podatek należny, postąpiła nieprawidłowo, bez względu na to kiedy i jaki procent zaliczki dostał juz wpłacony. Wykazany na fakturze zaliczkowej VAT należy ująć w rejestrze sprzedaży i uwzględnić w deklaracji w rzeczywistym miesiącu sprzedaży Ponadto firma powinna wystawić fakturę VAT w ciągu 7 dni od otrzymania całości zaliczki i od niej odliczyc podatek należny w miesiący wystawienia faktury.

W innym wypadku istnieje obowiązek skorygowania rozliczenia z miesiąca, w którym dany błąd wystapił.

Faktura pro forma w zgłoszeniu celnym

Faktura pro forma może być uznana w przypadku złożenia zgłoszenia celnego o objęcie procedurą dopuszczenia do obrotu towarów otrzymanych nieodpłatnie lub zakupionych na giełdach towarowych lub po cenach giełdowych albo w ramach kredytu handlowego, a także w przypadku napraw gwarancyjnych.

W taki przypadku faktura pro forma jest dokumentem świadczącym o tym, że towar wchodzący na polski obszar celny jest nadal własnością firmy zagranicznej - że nie doszło do przeniesienia własności oraz określa także ilość, a niekiedy wartość towaru dla organów celnych.

Najczęściej w handlu zagranicznym faktura pro forma ma zastosowanie przy objęciu towarów następującymi procedurami celnymi:

• uszlachetnianie czynne (przywóz towaru na podstawie faktury pro forma). Przy wywozie firma polska wystawia fakturę handlową za koszty wykonania uszlachetnienia towaru;
• dopuszczenie do obrotu (darowiźnie lub aporcie) – powyższa faktura określa rodzaj i wartość towaru na potrzeby celne, ale nie określa żadnej płatności;
• uszlachetnianie bierne (np. wywóz towaru w celu naprawy) – faktura określa wartość towaru, ale nie dochodzi do przeniesienia własności;
• odprawa czasowa (np. przywóz towarów przeznaczonych do demonstracji i prezentacji na wystawie) – towary stanowią własność osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę poza polskim obszarem celnym.

Niestety do chwili obecnej faktura pro forma towarzysząca dokumentom celnym sprawia często wiele kłopotów organom kontrolującym oraz wynikających z tego nieporozumień.

Kto musi prowadzić ewidencję wyposażenia

Przedsiębiorcy wykorzystujący w działalności gospodarczej składniki majątku, które nie są środkami trwałymi, powinni załóżyć i prowadzić ewidencję wyposażenia. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców. Nie muszą jej prowadzić jedynie opłacający kartę podatkową.

Praktycznie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, wykorzystuje w niej przedmioty, które nie służą bezpośrednio produkcji, czyli nie stanowią składnika produkowanego towaru albo nie wchodzą w skład sprzedawanych usług. Takie przedmioty, jeśli będą wykorzystywane dłużej niż rok, definiowane są jako środek trwały. Gdy zaś ich okres użytkowania nie przekracza roku, uznawane są za wyposażenie. Jedynie osoby opodatkowane w formie karty podatkowej nie muszą w żaden sposób ewidencjonować używanych przez siebie środków trwałych oraz wyposażenia. Ryczałtowcy i osoby rozliczające się na podstawie księgi muszą prowadzić zarówno ewidencję środków trwałych, jak i ewidencję wyposażenia. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia.

Ewidencja ryczałtowca

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy osiągających przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy i podobnych umów. Gdy podatnicy ci równocześnie osiągają przychody i z najmu, i z działalności gospodarczej, ewidencję wyposażenia obejmuje się wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą.

Ewidencję wyposażenia u ryczałtowców obejmuje się rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną pozarolniczą działalnością gospodarczą niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności gospodarczej ryczałtowcy są obowiązani objąć spisem z natury również rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niebędące środkami trwałymi, zaliczane do wyposażenia.

Ewidencja z księgą przychodów

Zasady prowadzenia ewidencji wyposażenia przez osoby rozliczające podatek od dochodów z działalności gospodarczej w formie podatku w stałej wysokości 19 proc. lub według skali tabeli podatkowej uregulowane są w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie obowiązane do prowadzenia księgi, prowadzą także ewidencję wyposa!enia. Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. Podatnik jest obowiązany dokonać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Podatnik rozliczający się z fiskusem na zasadach ogólnych, w razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności, spisem z natury obejmuje również wyposażenie.

Zmiany w VAT od kwietnia 2011 roku

Branża hotelarska i gastronomiczna

Zmiany w zakresie stosowania przepisów o podatku od towarów i usług w branży gastronomicznej wynikają z nowelizacji ustaw VAT, które weszły w życie 1 stycznia 2011 r., 1 kwietnia 2011 r. oraz która zacznie obowiązywać od 1 lipca 2011 r. Z początkiem 2011 r. przestają obowiązywać preferencyjne stawki podatku VAT. Podstawowa stawka VAT 22% wzrośnie do 23%, stawka 7% wzrośnie do 8%, a stawka 3% do 5%. Nowe rozporządzenia przewidują również wymóg stosowania nowego PKWiU. Do 2010 r. opodatkowaniu stawką obniżoną podlegały usługi hotelowe - PKWiU 55.1 i usługi świadczone przez obiekty noclegowe turystyki oraz inne miejsca krótkotrwałego zakwaterowania - PKWiU ex 55.2. Nowe przepisy przewidują możliwość stosowania obniżonej stawki do usług zapisanych w PKWiU 2008 pod symbolem 55, ale stawka ta wynosi 8%. Jeśli chodzi o branżę gastronomiczną, stosowanie stawki obniżonej obowiązuje tak jak do 2010 r., wyłącznie do podawania napojów alkoholowych, kawy, herbaty, wód, napojów i innych towarów w stanie nieprzetworzonym podlegających podstawowej stawce VAT.

Branża kosmetyczna

Od 1 kwietnia 2011 roku obowiązują przepisy dotyczące nieodpłatnych wydań towarów. Jest to działanie typowe szczególnie dla działań marketingowych w branży kosmetycznej. Zmiany polegają na objęciu podatkiem VAT wszystkich nieodpłatnych wydań towarów, z wyjątkiem ściśle określonych sytuacji w ustawie. Zgodnie z nowym rozporządzeniem odpłatna dostawa towarów to również nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, jeżeli przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów. Wyjątkiem w opodatkowaniu nieodpłatnego wydania towarów jest zakwalifikowanie ich jako prezentów o małej wartości. Zgodnie z art. 7 ust 4 ustawy o podatku VAT prezenty o małej wartości to:

• przekazywane towary przez podatnika jednej osobie
• gdy podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób, towary o łącznej wartości, która nie przekracza 100 zł w roku podatkowym,
• gdy podatnik nie ujął tych towarów w ewidencji, a ich cena jednostkowa nabycia i jednostkowy koszt wytworzenia nie przekracza 10 zł.

księgowość online

Zamiast korzystać z klasycznej księgowości i dostarczać sterty papierów do pań z biura rachunkowego, można samemu księgować swoje dokumenty firmowe. Do tego celu służą właśnie specjalne aplikacje komputerowe . Są one mniej kosztowne i znacznie bardziej praktyczne. Lecz czy rzeczywiście trzeba trwonić fortunę na ich zakup, jeśli można skorzystać z księgowej internetowej?

Internetowa księgowa nigdy nie choruje, nie ma też humorków i nie żąda od klienta 1000 zł na miesiąc. Można jej zaufać, bo nie opowie nikomu o finansach firmy. Wszystkie dane przechowywane są na specjalnych serwerach ,które zabezpiecza się przed nieupoważnionym wglądem oraz zniszczeniem. Dodatkowo, wszystkie informacje są kodowane, co gwarantuje użytkownikowi, że w jego papiery nikt nie zagląda. Taka internetowa księgowa nie wyjedzie na urlop a swe usługi świadczy całą dobę.

Usługi internetowe wychodzą naprzeciw oczekiwaniom stawianym przez przedsiębiorców. Dzięki kilku kliknięciom myszką można mieć fachowo prowadzoną księgowość. I dodatkowo,za niewielkie pieniądze. Koszty takiej rachunkowości wynoszą od trzydziestu do czterdziestu złotych miesięcznie. Dodatkowo daje to olbrzymie możliwości. Przede wszystkim szybki i łatwy dostęp do dokumentów, niezależnie od miejsca w którym się przebywa, za pomocą internetu – bez względu na porę dnia czy nocy. Nie ma potrzeby biegania z papierami z biura do księgowej z językiem na wierzchu, byleby tylko zdążyć przed zamknięciem. Pozwala to oszczędzić i pieniądze i czas. W skali rocznej może wyjść nawet kilkanaście tysięcy złotych. To dla nowoczesnych przedsiębiorstw, dla których ważne jest sprawne zarządzanie.

Internetowa księgowa nie tylko księguje dokumenty, ale również jest prywatną sekretarką, która poinformuje o ważnych terminach oraz zaplanowanych spotkaniach. Wyśle też przypomnienie o zapłacie do kontrahentów, którzy spóźniają się z zapłatą faktury oraz policzy należne odsetki, ustawowe i skarbowe. Sama też przygotuje analizę finansową przedsiębiorstwa i pomoże zaplanować przyszłe działania.