Fakturą zaliczkową jest szczególny typ rachunku, który wystawia się w przypadku dokonania przedpłaty, zadatku, zaliczki albo raty, po uiszczeniu kwoty za powyższe. Faktury takiej nie należy wystawiać później jak do siódmego dnia od dokonania częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią wpłaty, do 7 dni po, powinna iść również faktura poświadczająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeśli asortyment nie był oddany (albo usługa wyświadczona).
Taki typ rachunków winien składać się z:
• Jeśli wystawione były wcześniejsze faktury zaliczkowe, trzeba wyszczególnić ich daty oraz numery oraz sumę wszystkich wcześniejszych wpłat częściowych, wyrażonych kwotą brutto,
• Wielkość sumy fragmentu albo całości należności brutto,
• Danych o nabywcy oraz zbywającym (nazwy firm, adresy siedziby firm, nazwiska, imiona),
• Numery NIP dwóch stron,
• Dzień, miesiąc i rok wystawienia oraz numer rachunku,
• Symbolu rodzaju rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• Wielkości naliczanego podatku oraz jej kwoty (podanej w złotówkach),
• Dane odwołujące się do kupionego asortymentu albo usługi (nazwa, ilość, wartość, kwota, podatek),
• Datę odebrania fragmentu albo całości należności, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia rachunku.
Jeśli zdarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtem sprzedawca wystawia fakturę na zasadach ogólnych, po wydaniu asortymentu albo wykonaniu usługi. Koszt asortymentu albo świadczenia pomniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty częściowych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku powinna zostać pomniejszona o uprzednio policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki winien zawierać również numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą cenę brutto, zbywający nie sporządza rachunku po wydaniu asortymentu lub wyświadczeniu usługi.